CITRUS
klik hier



7 januari 2018 - Algemene ledenvergadering
Filatelieclub DE POSTILJON Boortmeerbeek


Filatelieclub

DE POSTILJON

BOORTMEERBEEK 

 

 

 

03 juni 2018
Clubbijeenkomst
Cafetaria Sporthal Boortmeerbeek
van 09.15 tot 12u
Iedereen is welkom

 

Wijzig


Info
Publicaties
Historiek
In de pers
Uitgiften
Verzamelen
Leden sites
Links

PRIVACYVERKLARING








CLUBBLAD ONLINE


GEZOCHT
TE KOOP
WAARHEEN ?


CLUBACTIVITEITEN
CLUBACTIVITEITEN


De inhoud van deze website wordt uitsluitend als persoonlijke informatie ter beschikking gesteld van de bezoekers. Voor elk ander gebruik dient voorafgaandelijk de toelating te worden aangevraagd.

Bezoekers :

37263

 

 

Neem contact op met de Clubsecretaresse of met de Webmaster.
sluiten

PRIVACYVERKLARING FILATELIECLUB DE POSTILJON BOORTMEERBEEK - versie 7.6.2018

Hierna worden de afspraken beschreven die we volgen om de privacy te beschermen van de persoonsgegevens die we verwerken. Bij vragen hierover kan u steeds contact opnemen via onderstaande contactgegevens.

Toestemming van de leden
Deze privacyverklaring maakt deel uit van de individuele ledenfiche die aan nieuwe leden ter ondertekening voor akkoord wordt voorgelegd. Wie niet wenst, dat zijn/haar gegevens binnen de club bewaard worden, kan hiertegen ten allen tijde bezwaar aantekenen en/of vragen om de gegevens aan te passen of te verwijderen (bv bij het stopzetten van het lidmaatschap).

Welke gegevens worden verwerkt?
• Naam, adres en eventuele telefoon- en mailgegevens.
• Datum van aansluiting bij de club, lidnummer én nummer bij de overkoepelende organisatie KLBP
• Aard van lidmaatschap (Individuele of familiekaart)
• Een foto van het lid (enkel met zijn/haar toestemming). Zonder akkoord, verschijnt op de gegevensinfo het logo van de club.
• De geboortedatum van het lid (wie de datum niet wenst te geven, staat het vrij om enkel maand en jaartal door te geven)
• Aard van verzending van het clubblad (per post of per mail) volgens de wens van het lid
• De aard van de verzamelingen van het lid en een bondige verslaggeving inzake de historiek van de verzamelingen.

Film- en fotomateriaal gemaakt m.b.t. clubwerking, tijdens bijeenkomsten, clubactiviteiten of bv bij uitnodiging door derden (gemeente, andere clubs enz.) kunnen benut worden bij een clubactiviteit, in het clubblad, op de clubwebsite (overname inlassing YouTube) behoudens de vraag van leden om dit niet te doen en/of indien ze er toch op voorkomen, hun gezichtsherkenning verwijderd wordt.

Waarom worden de gegevens bewaard?
De gegevens die we bewaren dienen uitsluitend om de praktische werking van onze vereniging te kunnen verzekeren. Enkele voorbeelden :
• De contactgegevens worden gebruikt voor het verzenden van de clubbladen en/of berichten zoals bv het overlijden van een lid tussen twee vergaderingen in.
• De geboortedata worden bijgehouden om jaarlijks de gemiddelde leeftijd van de leden te kunnen bepalen. Verder verschijnt in het clubblad tweemaandelijks een rubriek, waarbij de jarige leden vernoemd worden, zonder dat hierbij de exacte datum wordt weergegeven.
• In het clubblad of website worden nooit adres- noch andere detailgegevens van de leden publiekelijk bekend gemaakt, tenzij deze hier zelf om vragen.
• De club bewaart ook de informatie over de aansluitingstijd van elk lid (doel om bij overlijden in de levensloop de juiste informatie te kunnen geven).
• De ledenlijsten met uitsluitend de adresgegevens worden op geregelde tijdstippen per mail doorgegeven aan overkoepelende filatelistische organisaties en bpost, omdat deze aan onze leden enkele keren per jaar tijdschriften op het door hen opgegeven adres bezorgen en om ons in regel te kunnen stellen met de lidgelden, die wij per lid aan de overkoepelende organisaties dienen te betalen.
• Foto’s kunnen benut worden in het clubblad en op de website met instemming van de leden. Filmopnames van clubactiviteiten kunnen getoond worden op de website en YouTube met instemming van de leden.
• Clubbladen worden ook gearchiveerd en kunnen op verzoek van leden ingekeken worden om bv inzicht te krijgen in competitieve resultaten, informatieve berichten die vroeger gepubliceerd werden enz.
• Op de website verwijst de clubhistoriek naar de activiteiten waarbij de club en/of de leden actief betrokken waren. Naamvermelding kan voorkomen zoals bv. bij de opsomming van uitslagen bij competitieve deelnames aan tentoonstellingen.

Wie verwerkt de gegevens in de vereniging?
De gegevens worden verwerkt in het clubsecretariaat en via de webmaster. Ook de andere bestuursleden kunnen – bij herschikking van de taken en/of bij het overlijden van deze personen – toegang hebben tot de gegevens.
Indien er zich wijzigingen aan deze verklaring voordoen, zullen de leden hiervan op de hoogte worden gebracht. De oudere versies zullen steeds in het clubarchief bewaard worden.

Wie heeft inzage in deze gegevens?
Binnen de club bestaat er één overzichtslijst met de bondige informatie per lid. De bestuursleden hebben hiervan een kopij, omdat zij hier ook meewerken om bv de ruildienst en de materiaaldienst te kunnen verzekeren.
Elk lid kan deze lijst raadplegen tijdens de clubdagen en kan terecht bij het clubsecretariaat voor concrete vragen en aanpassingen.
Deze lijst wordt niet gepubliceerd in de website noch op andere sociale media.
De fiches met de persoonlijke gegevens van de leden verwijzen naar deze privacyverklaring (dat aan alle leden wordt bezorgd via het clubblad nr 4/2018 en dat permanent kan worden geraadpleegd op de homepagina van de website).
Bij elke aanpassing inzake adres, telefoon, wijziging van aard van verzending van boekjes e.a wordt een nieuwe persoonsfiche aangemaakt en ter ondertekening voorgelegd. Zolang er geen aanpassingen zijn, blijft het gegeven akkoord geldig, maar kan ten altijd tijd door het lid herroepen worden.
De adresgegevens worden per mail doorgegeven aan de overkoepelende filatelistische organisaties teneinde ons in regel de stellen met clubbijdrage per persoon en hen toe te laten om de leden magazines en filatelistische informatie te sturen.
Indien er bij clubactiviteiten inschrijvingen vereist zijn, zoals bv. bij competities, verleent de club selectief de informatie die hiervoor nodig is.
Dit is ook het geval indien, voor het bekomen van overheidssubsidies, wij wettelijk verplicht worden gegevens vrij te geven.
Onze website bevat tevens informatie over andere filatelistische instanties en kringen, met de daarbij horende links. Deze informatie hebben wij via hen of hun media ontvangen, en wij verklaren geen zeggenschap te hebben over de verdere inhoud hiervan.

Wat wordt precies hoe, waar en hoelang bewaard?
De club beschikt over een opslagsysteem op PC, waar alle gegevens centraal vervat zijn en is uitsluitend toegankelijk voor webmaster en clubsecretariaat. Dit systeem is beveiligd met een paswoord dat enkel door hen gekend is.
Andere bestuursleden kunnen toegang krijgen, mocht bv de gezondheidstoestand of het beëindigen van een mandaat dit vereisen.
Dit medium maakt het mogelijk om de info te verwerken over het ledenbestand, zonder de informatie steeds opnieuw te moeten samenstellen.
Enkele van de vele voorbeelden:
• Een lijst maken van alle resultaten, die een lid ooit behaalde
• Etiketten maken van de ledenadressen voor het versturen van de clubbladen (voor hen die om verzending per post vroegen)
• Het versturen van het clubblad per mail, aan hen die zich daarvoor opgaven
• Ledenlijsten maken ten behoeve van de overkoepelende organisaties en bpost
• Het beheer van de foto’s en films mogelijk maken

Hieruit worden ook de individuele pagina’s met de persoonsgegevens getrokken, die aan elk lid individueel wordt voorgelegd voor akkoord. Deze individuele ondertekende pagina’s worden bewaard bij het clubsecretariaat (of indien vereist omwille van noodzaak) bij één van de bestuursleden.
Alle clubinformatie is op USB drager gearchiveerd en bestaat deels ook nog op papier. Op verzoek van leden is inzage mogelijk om bv informatieve berichten die vroeger gepubliceerd werden te raadplegen. Dan wordt een kopij van de bewuste pagina’s bezorgd.
In de clubwebsite blijven telkens de twee recentste edities ter inzage beschikbaar.

Het overzicht van de clubgeschiedenis, de ledenverzamelingen, foto’s en video’s uit vervlogen tijden worden uitsluitend ter inzage getoond op de website. Ze mogen enkel met uitdrukkelijke toestemming van het clubbestuur gekopieerd of verdeeld worden.

Hoe worden gegevens beveiligd?
De PC gegevens zijn beveiligd met een paswoord.
De papieren archieven zijn ten huize van het clubsecretariaat en liggen veilig opgeborgen.

Hoe faciliteren we de uitoefening van de rechten van betrokkenen?
• Door leden de mogelijkheid te bieden om hun akkoord te geven, wat betreft de verwerking van hun gegevens, zonder in te gaan op hun verdere privésfeer.
• Door hen op verzoek inzicht te geven in de individuele ledenfiche om zich ervan te vergewissen, dat hun gegevens volledig en correct zijn.
• Door leden de mogelijkheid te bieden om ten allen tijde een gegeven akkoord deels of volledig in te trekken.