PRIVACYVERKLARING FILATELIECLUB DE POSTILJON BOORTMEERBEEK - versie 21.10.2018

Hierna worden de afspraken beschreven die we volgen om de privacy te beschermen van de persoonsgegevens die we verwerken. Bij vragen hierover kan u steeds contact opnemen met uw bestuur.

Toestemming van de leden
Deze privacyverklaring beoogt het inzichtelijk maken van de gegevens, die de club bezit van de leden en verduidelijkt in hoeverre de data verwerkt worden. Tevens wordt gesteld welke rechten leden kunnen doen gelden. Wie niet wenst, dat zijn/haar gegevens binnen de club bewaard worden, kan bezwaar aantekenen en/of vragen om de gegevens aan te passen of te verwijderen. Wat de verwerking van foto’s en beelden betreft, blijft een aparte toestemmingsvraag aan de orde. Dit wordt aan de leden voorgelegd ter goedkeuring via handtekening, per mail en/of tijdens opnames per film.

Welke gegevens worden verwerkt?
• Naam, adres en eventuele telefoon- en mailgegevens.
• Datum van aansluiting bij de club, lidnummer én nummer bij de overkoepelende organisatie KLBP
• Aard van lidmaatschap (Individuele of familiekaart)
• Een foto van het lid (enkel met zijn/haar toestemming). Zonder akkoord, verschijnt op de gegevensinfo het logo van de club.
• De geboortedatum van het lid (wie de datum niet wenst te geven, staat het vrij om enkel maand en jaartal door te geven)
• Aard van verzending van het clubblad (per post of per mail) volgens de wens van het lid
• De aard van de verzamelingen van het lid en een bondige verslaggeving inzake de historiek van de verzamelingen.

Film- en fotomateriaal gemaakt m.b.t. clubwerking, tijdens bijeenkomsten, clubactiviteiten of bv bij uitnodiging door derden (gemeente, andere clubs enz.) kunnen benut worden bij een clubactiviteit, in het clubblad, op de clubwebsite en inlassing YouTube behoudens de vraag van leden om dit niet te doen en/of indien ze er toch op voorkomen, hun gezichtsherkenning verwijderd wordt. De toestemmingsformulieren en/of –mails ter zake worden bewaard bij het clubsecretariaat tot het lid om annulering ervan verzoekt.

Waarom worden de gegevens bewaard?
De gegevens die we bewaren dienen uitsluitend om de praktische werking van onze vereniging te kunnen verzekeren. Enkele voorbeelden :
• De contactgegevens worden gebruikt voor het verzenden van de clubbladen en/of berichten zoals bv het overlijden van een lid tussen twee vergaderingen in.
• De geboortedata worden bijgehouden om jaarlijks de gemiddelde leeftijd van de leden te kunnen bepalen. Verder verschijnt in het clubblad tweemaandelijks een rubriek, waarbij de jarige leden vernoemd worden, zonder dat hierbij de exacte datum wordt weergegeven.
• In het clubblad of website worden nooit adres- noch andere detailgegevens van de leden publiekelijk bekend gemaakt, tenzij deze hier zelf om vragen.
• De club bewaart ook de informatie over de aansluitingstijd van elk lid (doel om bij overlijden in de levensloop de juiste informatie te kunnen geven).
• De ledenlijsten met uitsluitend adresgegevens worden op geregelde tijdstippen per mail doorgegeven aan overkoepelende filatelistische organisaties en bpost, omdat deze aan onze leden enkele keren per jaar tijdschriften op het door hen opgegeven adres bezorgen en om ons in regel te kunnen stellen met de lidgelden, die wij per lid aan de overkoepelende organisaties dienen te betalen.
• Foto’s kunnen benut worden in het clubblad en op de website met instemming van de leden. Filmopnames van clubactiviteiten kunnen getoond worden op de website en YouTube met instemming van de leden.
• Clubbladen worden ook gearchiveerd en kunnen op verzoek van leden ingekeken worden om bv inzicht te krijgen in competitieve resultaten, informatieve berichten die vroeger gepubliceerd werden enz.
• Op de website verwijst de clubhistoriek naar de activiteiten waarbij de club en/of de leden actief betrokken waren. In andere rubrieken kan naamvermelding zonder verdere detailinformatie voorkomen zoals bv. bij de opsomming van uitslagen bij competitieve deelnames aan tentoonstellingen.

Wie verwerkt de gegevens in de vereniging?
De gegevens worden verwerkt in het clubsecretariaat en via de webmaster. Ook de andere bestuursleden kunnen – bij herschikking van de taken en/of bij het overlijden van deze personen – toegang hebben tot de gegevens.
Indien er zich wijzigingen aan deze verklaring voordoen, zullen de leden hiervan op de hoogte worden gebracht. De oudere versies zullen steeds in het clubarchief bewaard worden.

Wie heeft inzage in deze gegevens?
Binnen de club bestaat er één overzichtslijst met de bondige informatie per lid. Deze lijst wordt automatisch gemaakt a.h.v. de individuele ledenfiche, beheerd door clubsecretariaat en webmaster. Elk lid heeft ten allen tijde recht om zijn/haar ledenfiche in te kijken of aan te passen. De bestuursleden kunnen een kopij van de overzichtslijst verkrijgen, wanneer zij hier ook mee werken om bv de ruildienst en de materiaaldienst te kunnen verzekeren.
Elk lid kan deze lijst raadplegen - uitsluitend tijdens de clubdagen - en kan terecht bij het clubsecretariaat voor concrete vragen en aanpassingen.
Deze lijst wordt niet gepubliceerd op de website noch op andere sociale media.
De adresgegevens worden per mail doorgegeven aan de overkoepelende filatelistische organisaties teneinde ons in regel de stellen met clubbijdrage per persoon en hen toe te laten om de leden magazines en filatelistische informatie te sturen.
Indien er bij clubactiviteiten inschrijvingen vereist zijn, zoals bv. bij competities, verleent de club selectief de informatie die hiervoor nodig is.
Dit is ook het geval indien, voor het bekomen van overheidssubsidies, wij wettelijk verplicht worden gegevens vrij te geven.
Onze website bevat tevens informatie over andere filatelistische instanties en kringen, met de daarbij horende links. Deze informatie hebben wij via hen of hun media ontvangen, en wij verklaren geen zeggenschap te hebben over de verdere inhoud hiervan.

Elk lid kan zijn verleende toestemming inzake foto’s en film altijd op verzoek inkijken en op verzoek kan deze ook ingetrokken worden. De eerste versie van onze privacyverklaring van 7.5.2018 werd via clubblad nr.4/2018 aan alle leden bezorgd en stond ter inzage op de clubwebsite. De geactualiseerde privacyverklaring van 21.10.2018 kan geraadpleegd worden via de homepagina van de website. Zij, die niet over PC faciliteiten beschikken, krijgen een kopij van de actueelste versie.

Wat wordt precies hoe, waar en hoelang bewaard?
De club beschikt over een opslagsysteem op PC, waarin alle gegevens centraal vervat zijn en is uitsluitend toegankelijk voor webmaster en clubsecretariaat. Dit systeem is beveiligd met een paswoord dat enkel door hen gekend is.
Andere bestuursleden kunnen toegang krijgen, mocht bv de gezondheidstoestand of het beëindigen van een mandaat dit vereisen.
Dit medium maakt het mogelijk om de info te verwerken van het ledenbestand, zonder de informatie steeds opnieuw te moeten samenstellen.
Enkele van de vele voorbeelden:
• Een lijst maken van alle resultaten, die een lid ooit behaalde
• Etiketten maken van de ledenadressen voor het versturen van de clubbladen (voor hen die om verzending per post vroegen)
• Het versturen van het clubblad per mail, aan hen die zich daarvoor opgaven
• Ledenlijsten maken ten behoeve van de overkoepelende organisaties en bpost
• Het beheer van de foto’s en films mogelijk maken

Hieruit worden ook de individuele pagina’s met de persoonsgegevens getrokken. Deze individuele ledenfiches worden bewaard bij het clubsecretariaat (of indien vereist omwille van noodzaak) bij één van de bestuursleden.
Alle clubinformatie is op USB drager gearchiveerd en bestaat deels ook nog op papier. Op verzoek van leden is inzage mogelijk om bv informatieve berichten die vroeger gepubliceerd werden te raadplegen. Dan wordt een kopij van de bewuste pagina’s bezorgd.
In de clubwebsite blijven telkens de twee recentste edities ter inzage beschikbaar.

Het overzicht van de clubgeschiedenis, de ledenverzamelingen, foto’s en video’s uit vervlogen tijden worden ter inzage getoond op de website. Ze mogen enkel met uitdrukkelijke toestemming van het clubbestuur gekopieerd of verdeeld worden.

Hoe worden gegevens beveiligd?
De PC gegevens zijn beveiligd met een paswoord.
De papieren archieven zijn ten huize van het clubsecretariaat en liggen veilig opgeborgen.

Hoe faciliteren we de uitoefening van de rechten van betrokkenen?
• Door leden de mogelijkheid te bieden om hun akkoord te geven, wat betreft de verwerking van foto's en filmbeelden via een apart toestemmingsformulier, verwijzind naar artikel 13AVG én deze uitgebreide privacyverklarint..
• Door hen op verzoek inzicht te geven in de individuele ledenfiche om zich ervan te vergewissen, dat hun gegevens volledig en correct zijn.
• Door leden de mogelijkheid te bieden om ten allen tijde een gegeven akkoord deels of volledig in te trekken.